LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La comunicación es una de las herramientas más vitales en la administración de proyectos y por lo tanto, las habilidades relativas a la comunicación efectiva son las que un Administrador de Proyectos debe poseer de forma más desarrollada. Éste no debe ser simplemente bueno hablando; debe primero comprender lo suficiente el proyecto que desarrolla como para poder determinar la información que es requerida por cada miembro de su equipo y, de la misma forma, debe ser capaz de discernir cuál información no es útil para cada uno de los mismos. De esta forma, por comunicación no se debe entender lo mucho que se logre expresar a los demás, sino de si simplemente se expresa justamente lo necesario (ni más, ni menos), únicamente a las personas que requieran conocerlo.^[2]

Para el Project Management Institute (PMI®), la gestión de las comunicaciones en la administración de los proyectos constituye un capítulo completo de su PMBoK® o Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Además, la gestión de las comunicaciones es una de 9 áreas de conocimiento que conforman dicha guía.^[3] A cotinuación se puede ver una figura en la cual se muestra un mapa conceptual de la gestión de los recursos humanos, de acuerdo a como este tema se trata en el PMBoK®.

Tal cual se puede observar en este mapa conecptual, esta área de conocimiento de la guía PMBoK® está conformada por los siguientes procesos: ^[3]

1. Identificar a los Interesados.
2. Planificar las Comunicaciones.
3. Distribuir la Información.
4. Gestionar las Expectativas de los Interesados.
5. Informar el Desempeño.

Si bien es cierto que esta guía sugiere dicho orden para ir desarrollando cada uno de estos procesos, al ver con más detalle las entradas y salidas de cada uno de éstos, se puede apreciar que es posible ir trabajando algunos de los mismos en paralelo. Como ejemplo, los procesos 2 y 4.

Por otro lado, también el autor Pablo Lledó dedica en uno de sus libros un capítulo completo para analizar el tema de la Gestión de las Comunicaciones desde el punto de vista de la Administración de Proyectos. De hecho, Lledó toma como base lo expuesto en el PMBoK® y a partir de ahí, construye sobre eso. Por lo tanto, también explica los 5 procesos anteriormente mencionados, aunque varía un poco (o tal vez simplifica) las entradas y salidas de cada uno de los mismos.^[1] En la siguiente figura es posible observar un mapa conceptual que resume la Gestión de las Comunicaciones, desde el punto de vista de Lledó.

Al comparar ambos mapas conceptuales, es posible evidenciar que Lledó, en su obra, deja por fuera una entrada a todos los procesos que, en cambio, sí se contempla en el PMBoK®: los activos de los Procesos de la Organización. Tal vez esto se debe a que se sobre entiende que es necesario considerar este aspecto al desarrollar cada uno de los procesos que conforman la Gestión de las Comunicaciones. Otra diferencia que salta a la vista es la forma en que se trata el 3er proceso (Distribuir la Información) entre ambos textos. En este caso, al ver las salidas de dicho proceso de acuerdo a Lledó, es posible observar mucho más detalle que lo que nos menciona el PMBoK®.

Analizando ya con mayor profundidad, se puede apreciar que ambos textos tratan cada uno de los 5 procesos anteriormente mencionados y es posible, principalmente en cuanto a las herramientas sugeridas para poderlos desarrollar, identificar algunas otras diferencias. En el caso del proceso Identificar a los Interesados, Lledó pone como ejemplo una matriz (o gráfico, más bien) de Poder / Interés. Sin embargo, en este punto el PMBoK® es mucho más completo, ya que menciona no solo a este tipo de matriz, sino también a la de Poder / Influencia, influencia / impacto y al modelo de prominencia, el cual permite describir las distintas clases de interesados, basándose en su poder, urgencia y legitimidad.

En el caso del proceso Planificar las Comunicaciones, Lledó suministra una fórmula para poder calcular el número de canales de comunicación, en función del número de interesados del proyecto, tema que no se toca en la guía PMBoK®. Sin embargo, en esta guía se explican de mejor forma los distintos métodos de comunicación,  mientras que en el texto de Lledó solo se mencionan (comunicación interactiva, de tipo ‘push’ o empujar y de tipo ‘pull’ o halar).

En el proceso de Distribuir la Información, se puede observar que, de forma general, ambos textos tratan los mismos aspectos. En el texto de Lledó, se ejemplifica de mejor forma el concepto de las dimensiones de la comunicación, el cual solo se menciona en la guía PMBoK®. De acuerdo a Lledó, dichas dimensiones de la comunicación pueden ser:

• Interna o Externa.
• Vertical u Horizontal.
• Escrita u Oral.
• Formal o Informal.

Con respecto al proceso de Gestionar las expectativas de los Interesados, la guía PMBoK ejemplifica mucho mejor las habilidades interpersonales y directivas que se pueden emplear como herramienta para poderlo llevar a cabo.

En el caso del proceso de Informar el Desempeño, la guía PMBoK® explica de mejor forma, a nivel teórico, las herramientas que se pueden utilizar para poderlo desarrollar. Sin embargo, Lledó logra ilustrar dicho proceso de mejor forma, al utilizar ejemplos y ejercicios.

Por último, en forma general, Lledó logra presentar en su texto la información de una forma mucho más amigable con el lector y, por lo tanto, más comprensible. Asimismo, presenta variedad de ejemplos y ejercicios que poco a poco le permiten al lector ir verificando si logra asimilar de forma correcta los distintos conceptos que se presentan. En este sentido, este texto es mucho más útil a la hora de querer interiorizar la teoría, al comparar con la guía PMBoK®.
 

CONCLUSIONES:

El desarrollo de la Gestión de las Comunicaciones en la Administración de Proyectos es tratado, a nivel estructural, de igual forma entre lo expuesto por el PMI® en su guía PMBoK® y el libro del PMP® Pablo Lledó. En ambos textos, esta área de conocimiento se divide en los mismos 5 procesos:

1. Identificar a los Interesados.
2. Planificar las Comunicaciones.
3. Distribuir la Información.
4. Gestionar las Expectativas de los Interesados.
5. Informar el Desempeño.

Sin embargo, Lledó logra ofrecer en su trabajo una opción mucho más interactiva con el lector, al comparar con la guía PMBoK®. Además de proporcionar continuamente ejemplos y ejercicios que le permiten al lector corroborar la debida asimilación de conceptos, al final del capítulo se ofrece una serie de preguntas que están orientadas a preparar al lector para presentar el examen de acreditación de PMP® que ofrece el Project Management Institute.

Puesto que algunos conceptos son más desarrollados en alguno de los 2 textos, la  mejor opción para el interesado que busca aprender cómo gestionar adecuadamente las comunicaciones en el ámbito de la Administración de Proyectos (y no exclusivamente en este campo), es manejar ambos textos de forma complementaria.
 

BIBLIOGRAFÍA:

[1]  Lledó, P. (2011). Director de proyectos: cómo aprobar el examen PMP® sin morir en el intento (3ra Edición). Canadá: Pablo Lledó Project Management.

[2]  Project Management Guide (2009). Effective communication. Tomado el 3 de octubre de 2012 de la dirección http://www.projectmanagementguide.org/project-management/effective-communication

[3]   Project Management Institute, Inc. (2006). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBoK® - 4ta Edición). Tomado el 31 de enero de 2012 de la dirección http://www.pmi.org/en/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-Standards.aspx