Uno de los principales desafíos que
tiene que lograr superar un Director de Proyectos (DP) en las etapas iniciales
de un proyecto, es el que se refiere a conformar adecuadamente su equipo de
trabajo. Esta tarea es de suma importancia, ya que será finalmente este
conjunto de personas las que, trabajando de una forma organizada, se encargará
de desarrollar exitosamente (o de llevar al fracaso a) dicho proyecto.
El Director de Proyectos es la
persona asignada por una Organización para alcanzar los objetivos de los
proyectos que se desean desarrollar. Por lo tanto, su rol difiere al que posee
un gerente funcional, ya que este último por lo general se encarga de supervisar
de una forma gerencial una determinada área administrativa de dicha
Organización, dentro de un marco de gestión cuya duración es extensa y
desconocida, mientras que el DP debe gestionar emprendimientos de carácter
finito y con objetivos específicos, cuyo cumplimiento determinarán la
finalización del mismo. Sin embargo, tanto el Director de Proyectos como el
resto de los gerentes funcionales de la Organización tienen como similitud que,
para lograr sus objetivos, deben planificar y dirigir los recursos humanos y
materiales adecuadamente, así como ejecutar y controlar luego dichos planes,
para lograr los objetivos inicialmente definidos.[1]
Existe varias herramientas y
técnicas que se utilizan para dirigir proyectos y que son específicas de la
dirección de proyectos. A pesar de esto, lograr comprender y aplicar los
conocimientos y estas herramientas y técnicas, no es suficiente para gestionar
los proyectos de forma eficaz. También es necesario que el DP posea las
siguientes características: [3]
- Conocimiento: lo que el DP sabe acerca de la dirección de proyectos.
- Desempeño: lo que el DP puede lograr al aplicar los conocimientos que posee.
- Personal: la forma en que el DP se comporta durante el desarrollo del proyecto, considerando sus actitudes y características básicas de personalidad y liderazgo.
Si bien es cierto que un Director de Proyectos no tiene por qué ser especialista en el área de los recursos humanos, este tema es estudiado como una de las 9 áreas de conocimiento que conforman la guía PMBoK®, desarrollada por el PMI® (Project Management Institute). De acuerdo a esta guía, que identifica y contiene los fundamentos de la dirección de proyectos, los cuales son reconocidos como buenas prácticas, la gestión de los Recursos Humanos del Proyecto está conformada por todos los procesos que involucran organizar, gestionar y conducir al equipo del proyecto. [3]
Resumiendo, la guía PMBoK®
desarrolla los siguientes procesos referidos a la gestión de los Recursos
Humanos del Proyecto:[2]
- Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: proceso en el que se definen los roles, responsabilidades y habilidades de los miembros del equipo que son requeridas, así también como las relaciones de comunicación.
- Adquirir el Equipo del Proyecto: proceso en que se obtienen los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.
- Desarrollar el Equipo del Proyecto: proceso en el que se mejoran las competencias y habilidades de interacción entre los miembros del equipo, de acuerdo a las necesidades del proyecto.
- Dirigir el Equipo del Proyecto: proceso en que se monitorea el desempeño individual y grupal de casa persona y se resuelven los conflictos que de forma natural ocurren entre los miembros del equipo, durante el desarrollo del proyecto.
Los requerimientos de personal para
desarrollar un proyecto no serán siempre los mismos. Es fundamental que el DP
tenga una noción básica de dichas necesidades, de manera que pueda desarrollar
el Plan de los Recursos Humanos de un determinado proyecto. Debido a la
definición misma y características propias de un proyecto con respecto a su
temporalidad, los requerimientos de los recursos humanos no serán siempre los
mismos e incluso, durante el desarrollo de un proyecto, el tipo y cantidad de
miembros del equipo pueden variar con frecuencia. Debido a esto, es fácil
comprender que la complejidad del manejo de los recursos humanos por parte de
un DP es mucho mayor a la que posee cualquier otro gerente funcional, ya que
para este segundo es mucho más fácil planear a largo plazo, en un área de la
organización en que no se espera que ocurran cambios drásticos con respecto al
uso de recursos humanos en el tiempo.
En la actualidad, diversas
organizaciones utilizan el desarrollo de proyectos (nuevamente, con un inicio y
final definidos y que se realizan para crear un producto, servicio o resultado
único) para lograr sus objetivos estratégicos de una forma mucho más rápida y
eficiente. Esta característica de los proyectos aplica tanto a empresas cuyo
principal objetivo es generar beneficios económicos, como también a
organizaciones que se desenvuelven en el ámbito social y que muchas veces
fundamentan sus operaciones con el fin de generar un bien común y sin fines de
lucro. Asimismo, todas estas organizaciones pueden poseer distintos tipos de
estructuras jerárquicas, las cuales pueden ser:[3]
- Funcionales: estructura jerárquica en la que los colaboradores poseen un superior claramente definido y que en el nivel superior, el personal está agrupado por especialidades (por ejemplo, Producción, Ingeniería, Finanzas, Planeamiento, etc.).
- Matriciales: estructura jerárquica que posee características tanto de la estructura funcional, como de la estructura orientadas a proyectos. Dependiendo de la importancia que a nivel jerárquico se le dé a la oficina o departamento encargado de desarrollar los proyectos, puede tratarse de una estructura matricial débil (en la que el rol del DP es más bien el de un coordinador y no necesariamente se desenvuelve siempre en ese rol), estructura matricial equilibrada (en la que se reconoce la necesidad de contar con un DP, aunque no se le confiere autoridad plena sobre el proyecto y su financiamiento) o estructura matricial fuerte (en la que el DP está dedicado exclusivamente al desarrollo de proyectos y cuyo nivel jerárquico le otorga una autoridad considerable en cuanto al proyecto y su financiamiento).
- Orientadas al desarrollo de proyectos: estructura jerárquica cuyos colaboradores se desenvuelven exclusivamente en el desarrollo de proyectos (existen varios Directores de Proyectos, cada uno usualmente al mando de una unidad organizacional denominada Departamento, lo cual les otorga mucha más independencia y autoridad).
Otro tipo de característica de las
organizaciones que definitivamente va a influir en la forma en que el DP logre
gestionar adecuadamente los recursos humanos, es su nivel de madurez
organizacional. Existen distintos modelos de madurez, diseñados desde el punto
de vista de la administración de proyectos y que permiten medir el nivel de
efectividad con que se administran y alinean los procesos continuos con la
estrategia general de la organización. En términos generales y desde el punto
de vista de la administración de proyectos, se puede decir que una organización
es madura cuando se logran desarrollar repetidamente proyectos exitosos,
cumpliendo satisfactoriamente todos los objetivos.
Dependiendo del tipo de organización,
el DP tendrá que solventar de manera distinta las necesidades de recursos
humanos para sus proyectos. Obviamente, esta tarea será mucho más difícil de
realizar para el caso de organizaciones cuya estructura sea meramente funcional
y con un nivel de madurez bajo, mientras que debería simplificarse mucho cuando
se trata de una organización orientada a proyectos y con un nivel de madurez
alto.
Sin embargo, actualmente existen muchas empresas cuya estructura jerárquica es matricial y que poseen un nivel de madurez medio, en el cual ya se reconoce la necesidad de identificar continuamente oportunidades de mejora, pero aún no se alcanza un nivel maduro. Especialmente en este tipo de organizaciones, las habilidades personales del DP serán críticas, ya que tendrá que negociar con eficacia y deberá ser capaz de influir sobre las personas que tengan bajo su supervisión directa a aquellos recursos humanos que se puedan requerir durante el desarrollo de un determinado proyecto. Además, en este tipo de organizaciones, el DP deberá trabajar muy de cerca con el departamento de Recursos Humanos, de manera de que se puedan identificar a los candidatos idóneos para conformar al Equipo del Proyecto, ya sea a lo interno de la organización, como en algunos otros casos, a lo externo.
La adecuada gestión de los Recursos
Humanos es una de las principales tareas que el DP debe realizar prácticamente
desde el inicio de un proyecto. Será el Equipo del Proyecto el que, en gran
medida, garantizará finalmente que se dé un desarrollo del proyecto que culmine
de forma exitosa. Por lo tanto, el DP no debe escatimar esfuerzos para poder garantizar
que posee todo el talento necesario en su equipo, no solo contemplando las
habilidades del conocimiento teórico, sino también las habilidades personales de
los miembros del mismo.
Indudablemente, el tipo de organización
en que el DP se desenvuelva va a ocasionar que éste tenga que enfrentarse a mayores
o menores dificultades para lograr formar su Equipo del Proyecto. Sin embargo, en
todos los casos, el DP debe poseer no solo las habilidades teóricas y del conocimiento
de la dirección de proyectos como tal, sino también las habilidades interpersonales
y de comunicación que le faciliten la tarea de seleccionar adecuadamente al personal
que conformará al final su Equipo de Proyecto.
[1] Lledó, P. (2011). Adminitración de proyectos: El ABC para un Director de Proyectos
exitoso (1ra Edición). Canadá: Pablo Lledó Project Management.
[2] Lledó, P. (2011). Director de proyectos: cómo aprobar el examen PMP® sin morir en el
intento (3ra Edición). Canadá: Pablo Lledó Project Management.
[3] Project Management Institute, Inc. (2006). Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos (Guía del PMBoK® - 4ta Edición). Tomado el 31 de enero de 2012 de
la dirección http://www.pmi.org/en/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-Standards.aspx
